La job, majoritatea ne bazam pe e-mail ca principala unealta de comunicare, si o facem cu succes cel mai adesea, insa o greseala te poate costa o marire de salariu sau chiar jobul. Comunicarea eficienta in scris, adica prin email este asadar esentiala. Un simplu e-mail gresit te poate costa mult la locul de munca, asa invata sa comunici mai bine in scris. Citeste cum sa eviti cele mai comune greseli pe care le poti face cu e-mailul de serviciu, sfaturi de la un specialist in comunicare.
Top 10 greseli in comunicarea prin e-mail la locul de munca
1.Il trimiti inainte sa vrei. Scrie adresa receptorului numai dupa ce ai terminat de redactat mesajul. Astfel, scade riscul sa trimiti email-ul din greseala unei alte persoane sau sa il trimiti neterminat.
2. Uiti atasamentul. Daca trebuie sa incluzi un atasament, fa-o inainte sa te apuci sa redactezi mesajul. Astfel, nu uiti sa il atasazi, fiind nevoie sa trimti un al doilea mail rusinos in care spui ca ai uitat atasamentul. De asemenea, verifica atasamentul, astfel incat sa te asiguri ca ai trimis ceea ce vroiai sa trimiti.
3. Astepti un raspuns instantaneu. Nu trimite un e-mail, iar 30 de secunde mai tarziu sa il suni pe receptor cerand un raspuns. Acesta va raspunde cand poate.
4. Dai Forward la e-mailuri inutile. Renunta sa dai mai departe de pe adresa de serviciu mailuri cu glume sau imagini haioase, nu dai dovada de profesionalism si iei din timpul celorlalti.
5. Nu iti citesti toata corespondenta inainte sa raspunzi. Daca lipsesti o perioada mai lunga de la munca, asigura-te ca citesti toate mesajele inainte sa te apuci sa raspunzi. S-ar putea ca unele probleme sa fi fost rezolvate intre timp, si risti sa risipesti timpul celorlalti.
6. Omiti destinatari atunci cand folosesti optiunea “Reply to all”. In afara cazului in care exista un motiv valid sa omiti pe cineva, nu elimina oameni care erau inclusi in mesajul original.
7. Scrii mesajul prea repede. Nu fi neatent – scrie fiecare e-mail ca si cum este de maxima importanta. Una din caracteristicile comunicarii scrise este ca ramane consemnata. Asadar, orice greseala poate fi folosita impotriva ta. Scrie clar, corect, concis si complet fiecare e-mail!
8. Nu incluzi cuvinte de salut. Cuvintele de politele de baza sunt necesare, spune “buna ziua” la inceputul conversatiei si “multumesc” la sfarsit, si foloseste numele destinatarului.
9. Trimiti e-mailuri cand esti furios. Este adesea o greseala grava sa trimiti mesaje sub influenta emotiilor. Mai bine amana momentul, raspunde la e-mail 2-3 ore mai tarziu, dupa ce te-ai calmat. Poti cere chiar unui coleg sa-l citeasca inainte de a-l trimite pentru a nu lasa loc de interpretari malitioase.
10. Subestimezi importanta subiectului. Aceasta este titlul, pe care trebuie sa-l faci suficient de interesant incat sa atraga atentia destinatarului si suficient de descriptiv incat acesta sa-si dea seama despre ce e vorba. Daca subiectul conversatiei se schimba, schimba si linia de subiect.
Ia in calcul ca prin e-mail se comunica lucruri de rutina, informatii de lucru cu caracter non-urgent. Daca ceva este urgent sau un subiect foarte sensibil de discutat, foloseste telefonul sau comunicarea non-violenta, fata in fata.
Daniela Irimia, trainer de comunicare
Daca ti-a placut articolul da-l mai departe si aboneaza-te la newsletter pentru primi noutatile saptamanale de la noi. [mc4wp_form id=”3273″]
